Externer Datenschutzbeauftragter

Auch über die Grenzen des Ruhrgebiets hinaus*


Der Datenschutz hat sich in den letzten Jahren zu einem sehr dynamischen Rechtsgebiet entwickelt. In Europa sowie in Deutschland gibt eine große Anzahl an Aufsichtsbehörden, die sich mit Auffassungen und Handlungsempfehlungen zu Wort melden. Immer öfter schaffen es Gerichtsentscheidungen und Datenschutzbußgelder in die Tagesmedien. Hier den Überblick zu behalten, das wirklich Erforderliche herauszufiltern und pragmatisch umzusetzen ist für Unternehmen jeglicher Größe eine Herausforderung.

  • Die arbeitgeber ruhr GmbH stellt den externen Datenschutzbeauftragten bei Unternehmen von 50 bis 5.000 Mitarbeitern. Zudem sind wir für deutsche und zum Teil auch weitere europäische Konzerngesellschaften internationaler Großkonzerne mit noch deutlich größerer Mitarbeiterzahl benannt. Somit sind wir auch Profis für datenschutzkonforme Regelungen zum internationalen Datentransfer sowie die Beratung von Auslandsgesellschaften.
  • Die überwiegende Zahl unserer Mandanten sind Industrieunternehmen oder auf Geschäftskunden ausgerichtete Softwareanbieter und Dienstleister. Somit kennen wir die Anforderungen im B2B-Vertrieb und sind bei der Vertriebsleitung unsere Kunden überraschend beliebt.
  • Die Beratung und spezifische Datenschutzschulung der Personalabteilung ist für uns selbstverständlich.
  • Der Betriebsrat Ihres Unternehmens hat immer wieder Datenschutzeinwände bei der Einführung neuer Applikationen oder der Videoüberwachung. Wir sagen Ihnen welche Einwände berechtigt sind und welche wiederum nicht verfangen. Als externer Datenschutzbeauftragter möchten wir von den Betriebsräten unserer Mandanten als neutrale Instanz sowie Ansprechpartner für kurze Fragen wahrgenommen werden. Wir stehen dem BR unserer Mandanten zur Erfüllung seiner Datenschutzpflichten (Stichwort: § 79a BetrVG) beratend zur Verfügung.

* Standorte in Norddeutschland können von unserem Büro in MVs Landeshauptstadt Schwerin betreut werden.

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Unwissen schützt vor Strafe nicht.

Was ich nicht weiß, macht mich nicht heiß. Das gilt für den Datenschutz nicht. In Unternehmen bestehen häufig dennoch große Wissenslücken beim Thema Datenschutz. Qualifizierter Datenschutz schützt vor Bußgeldern und Haftung aus Gründen des so genannten Organisationsverschuldens, da ungewollte Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen vermieden werden. Damit wird klar: Datenschutz ist Chefsache Die arbeitgeber ruhr GmbH ist dabei gleichermaßen Dienstleister wie Partner des Mittelstands. Seit 2011 bieten wir die Dienste unseres externen Datenschutzbeauftragten an, unterstützen Sie beim Thema Datenschutz und gewährleisten rechtssicheres Handeln.

Nachfolgend stellen wir unser Angebot des externen Datenschutzbeauftragten vor und freuen uns, auch Sie zu überzeugen.

Chefsache Datenschutz

Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten: Alle Gruppen, die geschäftliche Beziehungen zu Ihrem Unternehmen pflegen, müssen sich auf den Schutz ihrer Daten verlassen können. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Sie dabei beachten müssen, sind komplex. Es gibt eine Vielzahl allgemeiner und bereichsspezifischer Gesetze. Auch unternehmenseigene Betriebsvereinbarungen können den Umgang mit Beschäftigtendaten regeln.

Kundenorientierung

Kunden sehen den Datenschutz immer häufiger als KO-Kriterium für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit an. Denn entscheidend für das Zustandekommen einer geschäftlichen Beziehung ist der Umgang mit persönlichen und sensiblen Daten. Immer mehr Kunden fordern vor der Auftragserteilung einen Nachweis über den Datenschutz. Wer hier gut aufgestellt ist, hat im harten Wettbewerb klare Vorteile.

Kundendatenbanken

Fast jedes Unternehmen betreibt eine eigene Kundendatenbank. Diese Daten werden neben der Vertrags- und Leistungsabwicklung auch für Marketingzwecke verwendet. Unternehmen können bei dieser direkten Kundenansprache sehr schnell die rechtlich zulässigen Grenzen überschreiten. Wann darf man E-Mail-Werbung oder Werbebriefe einsetzen? Und was muss man bei der Verarbeitung von Kundendaten zu Werbezwecken beachten?

Externe Dienstleister

Personenbezogene Daten werden mitunter auch an Drittunternehmen weitergeleitet. Zum Beispiel wenn die Lohnbuchhaltung oder verschiedene IT-Dienstleistungen „outgesourct“ werden. Damit dies rechtlich erlaubt ist, bedarf es einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Es müssen folgende Fragen beanwortet werden: Was leistet die Auftragsverarbeitung? Wie können externe Dienstleister rechtssicher eingebunden werden? Welche Anforderungen müssen die Verträge mit Dritten erfüllen, um rechtssicher gestaltet zu sein? Welche Voraussetzungen müssen die Vertragspartner erfüllen?

Internet

Die eigene Internetpräsenz, Social-Media-Aktivitäten oder der eigene Online-Shop. Auch online müssen Sie rechtliche Vorgaben beachten. Bei Missachtung drohen teure Abmahnungen oder Gerichtsstreitigkeiten. Beispielsweise gelten bestimmte Regelungen für das Impressum, für den Online-Shop oder für Gewinnspiele, die über Social-Media-Kanäle angeboten werden.

Mit unseren externen Datenschutzbeauftragten sind Sie auf der sicheren Seite.

Der Gesetzgeber misst dem Umgang mit personenbezogenen Daten sowohl im gewerblichen Umfeld als auch innerhalb des Geschäftsbetriebs mit den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem neuen Bundesdatenschutz-gesetz einen besonderen Schutz zu. Erhebung, Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist daher nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen im Unternehmen trägt  die Geschäftsführung.

Ein detailliertes Datenschutzkonzept erfüllt nicht nur die normativen Anforderungen, es stärkt Ihr Unternehmen zusätzlich gegen Angriffe auf die eigenen Datenbestände. Wir unterstützen Sie dabei, den normativen Anforderungen an die Datenschutzgesetzgebung nachzukommen und so das Vertrauen in Ihr Unternehmen mit mehr Rechtsicherheit zu stärken.

Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten liegen auf der Hand:

  • Hohe Fachkompetenz
  • Effiziente Aufgabenerfüllung
  • Praxistaugliche Lösungen
  • Synergien durch Mehrfachbestellung
  • Vermeidung von „Betriebsblindheit“, internem Schulungsaufwand und personalpolitischen Einschränkungen
  • Regelmäßige Betreuung
  • Datenschutzprüfungen vor Ort
  • Mitarbeiterschulungen
  • Kompetente Unterstützung beim Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems
  • Kostenersparnis bei der Mitarbeiterfortbildung
  • Bedarfsorientierte Verfügbarkeit ohne Kollision mit einer Haupttätigkeit im Unternehmen

Wir stellen unsere Leistung in einem transparenten System zum „Pauschalpreis“ zur Verfügung und geben Ihnen mit einem überschaubaren Kostenrahmen bestmögliche Planungssicherheit für Ihr Unternehmen. Vereinbarte Pauschalleistungen werden einmal jährlich in Rechnung gestellt. Darüber hinaus vereinbarte Einzelleistungen werden jeweils nach Erbringung berechnet.

Unser Vorgehen

In einem ersten Schritt analysieren wir den IST-Zustand des vorliegenden Datenschutz-Niveaus in Ihrem Unternehmen. Wir prüfen, welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Datensicherheit vorgehalten werden. Dies geschieht über Interviews und Gesprächen mit den einzelnen Fachbereichen. Dabei gehen wir auf die individuell verschiedenen Anforderungen ein und orientieren uns an den gegebenen Unternehmensstrukturen.

Unsere Beratung und Betreuung

Wir gleichen die vorhandenen Strukturen mit der Norm ab und identifizieren Handlungsfelder, auf denen wir im nächsten Schritt aktiv werden. Die folgende Konzeptionierung des umfassenden Datenschutzes gehen wir gemeinsam mit den Verantwortlichen und Fachbereichen – IT, Personal, Vertrieb und Einkauf – an. Als externer Datenschutzbeauftragter stehen wir schließlich Ihren Kunden und Mitarbeitern bei allen Fragen rund um den Datenschutz zur Verfügung. Wir führen außerdem Mitarbeiterschulungen durch, in denen wir für das Thema sensibilisieren.

Flyer: Der externe Datenschutzbeauftragte

Sie benötigen eine Betriebsvereinbarung?

Die Betriebsvereinbarung (BV) ist das bedeutendste Instrument der betrieblichen Mitbestimmung.

Mittels einer BV können Arbeitgeber und Betriebsrat auch die Einführung neuer Software (SaaS-Lösungen) und die Ausgestaltung der Verarbeitungen von Beschäftigtendaten für ein – oder mehrere – Unternehmen regeln. Dabei ist es wichtig, dass die Regelungen für beide Seiten verständlich und in der Praxis praktikabel sind.

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Wir erstellen einen auf Sie
abgestimmten Entwurf

Ob Einführung einer HCM-Software, Maßnahmen zur IT-Security im Unternehmen oder Videoüberwachung; zu diesen und auch weiteren Themen erstellen wir Ihnen gerne einen auf Ihre Anforderungen abgestimmten
BV-Entwurf zum Festpreis.

Zunächst klären wir in einem Telefonat / Online-Meeting Ihre Bedürfnisse bzw. unternehmensindividuellen Besonderheiten, die berücksichtigt werden sollen, ab. Danach erstellen wir kurzfristig Ihren individualisierten Entwurf. Nachdem Sie diesen gegengelesen haben, können wir etwaige Verständnis- und Anwendungsfragen klären, damit Sie sich mit dem Vertragsentwurf sicher fühlen.

Tool-Box zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Nach den Vorgaben des Art. 30 DSGVO hat ein Unternehmen das Verzeichnis über seine Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu erstellen. Hierfür ist es nicht erforderlich spezielle Software einzusetzen, wir empfehlen eine Dokumentation auf Basis von Microsoft Excel. Gerne stellen wir Ihnen eine unserer Vorlagen zur Verfügung und erklären Ihnen diese bei Bedarf in einem gemeinsamen Telefonat.

Packen Sie den Datenschutz an: jetzt unentgeltlich unsere VVT-Vorlage bestellen

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Mit der Betätigung von „Absenden“ zeigen Sie, dass Sie sich für die Dokumentation von VVT in Excel interessieren und die Vorlage der arbeitgeber ruhr GmbH erhalten sowie unverbindlich kennenlernen möchten. Ihre E-Mail wird nur einmalig zum Versand der VVT-Vorlage genutzt.

Unsere Datenschutztage

Fyler 6. Datenschutztag der arbeitgeber ruhr GmbH

Datenschutztag 2023

Der 6. Datenschutztag fand im April 2023 statt.

Rechtsanwältin Yvette Reif, stellvertretende Geschäftsführerin der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) e.V. aus Bonn, Dr. Jens Ambrock, Leiter des Referats Wirtschaft und Finanzen beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, und Sascha Fackeldey von der Digital Compliance Consulting GmbH, referierten zu den Themen Beschäftigtendatenschutz, Datenschutz beim Bewerbungsmanagement sowie zu aktueller Datenschutz-Rechtsprechung.

NACHGELESEN zur Veranstaltung

Datenschutztag 2022

Im April 2018 fand der erste Datenschutztag im Haus der Arbeitgeberverbände Ruhr/Westfalen statt. Knapp vier Jahre später besteht bei der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) immer wieder Update-Bedarf. Die arbeitgeber ruhr GmbH lud daher am 2. Februar 2022 zur bereits 5. Auflage des Datenschutztages mit einem vollen Programm und gleich drei Referenten.

Lesen Sie mehr im NACHGELESEN zur Veranstaltung.

Datenschutztag 2021

Die vierte Auflage des Datenschutztages der arbeitgeber ruhr GmbH – beheimatet im Haus der Arbeitgeberverbände Ruhr/Westfalen – erlebte eine Premiere. Eine ungewollte. Erstmals begrüßte Martin Beckschulze, Verbandsjurist und Experte beim Thema Datenschutz, die rund 30 Teilnehmer online in einer Videokonferenz. Corona sei Dank. Und trotzdem war es eine gelungene Ausgabe. Das lag nicht zuletzt an den Referenten.

Datenschutztag 2020

Bereits zum dritten Mal lud die arbeitgeber ruhr GmbH im Februar 2020 zum Datenschutztag ein – und hatte gleich drei Referenten, die den rund 30 Teilnehmern zum Thema „Datenschutz bei Internet & Co. – Wie geht das?“ Rede und Antwort standen. Arnd Fackeldey, Geschäftsführer der Digital Compliance Consulting GmbH, Kirstin Benedikt von der Aufsichtsbehörde Bayern und Prof. Dr. Frank Rosenkranz, Inhaber der Juniorprofessur für Bürgerliches Recht im digitalen Zeitalter an der Ruhr-Universität Bochum, gaben in ihren Vorträgen einen Überblick über aktuelle Umsetzungsfragen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Praxis sowie die hierzu ergangene aktuelle Rechtsprechung, die auch den Beschäftigten- datenschutz mit einschließt.

Datenschutztag 2019

Im Februar 2019 hatte die arbeitgeber ruhr GmbH zur zweiten Auflage des Datenschutztages geladen – und obwohl seit der „heißen Startphase“ der europaweitgeltenden neuen Datenschutzgrundverordnung im Mai vergangenen Jahres schon einige Zeitvergangen ist: Fragen hatten die 55 Teilnehmer viele Fragen mitgebracht. Gleich vier Datenschutz-Referenten gaben Auskunft.
Lesen Sie mehr im NACHGELESEN zum 2. Datenschutztag.

Datenschutztag 2018

Im Haus der Arbeitgeberverbände Ruhr/Westfalen fand Ende Februar 2018 der 1. Datenschutztag der arbeitgeber ruhr GmbH statt. Datenschutz-Experte und Verbandsjurist Martin Beckschulze organisierte die Informationsveranstaltung. Der Datenschutzexperte und Referent Arnd Fackeldey, Datenschutzbeauftragter der deutschen Akzo Nobel Gesellschaften, fasst im Interview zusammen, worauf Unternehmen achten müssen und was er den rund 70 Teilnehmern des Datenschutztages mit auf den Weg gab. Neben ihm referierten Eike Westermann, Konzern-Datenschutzbeauftragter der Hella GmbH sowie Prof. Dr. Karl Riesenhuber von der Ruhr-Universität Bochum und Rechtsanwalt Andreas Jasper, Geschäftsführer der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit. Alle Informationen finden Sie im NACHGELESEN der Veranstaltung.

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